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23 junio, 2020

Zumo disruptivo: exprímele todo el jugo a Microsoft 365 y moderniza tu espacio de trabajo

No estamos solos, todo apuntaba a eso, TwitterLinkedin, las redes sociales… en realidad jugamos un partido de equipo y eso ya era así, incluso antes de la crisis sanitaria.

Las personas somos una variopinta amalgama de individuos conectados por factores en común. Factores que van desde el gusto por determinada música, comida o estilo… hasta temas tan clave como sacar adelante proyectos comunes, negocios, trabajo o incluso familia e hijos. Por lo tanto, no solo tenemos la obligación de colaborar, sino que necesitamos colaborar bien.

En un panorama en el que la distancia física significa menos, hay que sacar partido a herramientas modernas, para optimizar cada una de nuestras interacciones ¿para qué perder el tiempo? Tenemos que dejar de ser Picapiedra, también en el ámbito empresarial y aprovechar los recursos actuales a nuestro alcance. Sin duda, eso mejorará nuestro rendimiento y satisfacción, tanto a nivel individual, como a nivel colectivo, con nuestros equipos, superiores y clientes.

Muchos de los problemas más cotidianos del día a día en la oficina ya están resueltos. Lo único es que simplemente no conocemos la solución a emplear o utilizamos soluciones parciales, que no pueden ser interconectadas entre sí, lo que genera un efecto isla, que a larga consume muchas horas de trabajo y recursos.

En ese sentido, #Microsoft365 nos brinda funcionalidades muy útiles y a veces, poco conocidas, que optimizarán nuestra jornada laboral y elevarán nuestro trabajo. Por si no las conoces, no pierdas un segundo más sin sucumbir a sus características.

Historia de una transformación. Potencia el #empleado10 que llevas dentro

¿Crees que tus presentaciones no han evolucionado con el paso del tiempo? ¿Conservas un estilo noventero del que te gustaría desligarte y ser un pro de las presentaciones visuales sin dejarte la piel en ello? Sway es tu solución.

Todos conocemos Power Point. Este estándar es todavía muy válido para presentaciones, pero si lo que buscas es ese plus de frescura y sorpresa para dejar boquiabierto a tu departamento, deberías probar Sway. Esta herramienta te permitirá dar dinamismo a tu contenido. No tienes por qué partir de cero. Puedes utilizar sus visuales plantillas para darle otro efecto a lo que quieras presentar. Además, goza de la ventaja de compartir tus nuevos diseños vía link. Los que no conozcan este secreto te preguntarán si te has apuntado a algún curso de #storytelling o diseño.

¿Quieres un lugar seguro donde almacenar y compartir vídeo? ¿Te gustaría reutilizar el contenido de tus reuniones o disponer de un área formación en la que intercambiar documentos visuales con tus compañeros? Lo que estás buscando es Stream.

El interface es muy parecido al del conocido Youtube, pero se trata de un entorno más seguro para tus contenidos empresariales. En Stream podrás organizar tus vídeos por temática y asociarlos a ciertos equipos o canales. Con muy poco esfuerzo, dispondrás de un repositorio de vídeo para favorecer la trasmisión de conocimiento.

¿Miles de emails en tu bandeja de correo y tienes la sensación que la comunicación está estancada o que no fluye? ¿Sientes sarpullido cada vez que se activa la notificación de email? ¿Dedicas más de un cuarto del tiempo de tu jornada laboral para localizar archivos y esto acaba con tu paciencia?

Teams es el todoterreno del #teletrabajo y también de la #teleformación

Teams es un espacio moderno de trabajo dentro del mundo O365. Esta herramienta multiplica exponencialmente lo que conoces como Skype. Además de disponer integrado chat, videollamada, la posibilidad de organizar eventos en vivo… a la vez proporciona un repositorio colaborativo para gestión documental de múltiples equipos y no sólo eso, Teams permite dejar de trabajar en local y mantener tu información clave en la nube. De hecho, está integrado con un OneDrive y SharePoint online, a los que tendrás acceso directamente. Teams reducirá tus tiempos de búsqueda, pues sigue la filosofía de búsqueda de la barra de Google y encontrarás todo prácticamente a un click ¡No pierdas tu valioso tiempo! Por otra parte, también cuenta con el concepto de muro o tablón donde podrás compartir tus avances y grandes logros y manteniendo la motivación del equipo. Además de las funcionalidades comentadas, se conecta con más de 400 apps. Sin duda, si no lo conoces se convertirá en tu nuevo mundo, tu nueva oficina disponible desde cualquier lugar, incluso desde el móvil o Tablet.

¿Necesitas más visibilidad sobre tus tareas y las de quiénes te rodean? A partir de ahora Planner será tu mapa y Delve tu brújula.

Con Planner podrás crear un mapa de tareas muy flexible en el que podrás reasignar o actualizar los contenidos instantáneamente. Cada vez que hagas un cambio, el usuario en cuestión podrá recibir una notificación en el email, pero no solo eso, también podrás consultar tus tareas y las de tu equipo desde Teams. Una vez identificadas las tareas, si necesitas localizar documentos colaborativos, podrás acudir a Delve, ahí verás los temas sobre los que están trabajando tus compañeros y que pueden ser útiles para tu trabajo. Lo que es otra ventana abierta al repositorio de Teams.

¿Necesitas más orden en las aprobaciones formales de documentación o necesitas automatizar otros procesos? Flow te ayudará.

Gracias a O365 y en concreto a Flow, ya no es necesario saber programar para automatizar procesos. ¡Viva este gran avance! Con un interface hipersencillo, cualquier usuario podrá crear notificaciones para indicar que un archivo ha sido actualizado, así como, sincronizar archivos, organizar datos o automatizar aprobaciones. Tienes que trastear y no te arrepentirás.

¿Sabes que sondear es crítico para mejorar tus procesos y posicionamiento, pero no encuentras la herramienta adecuada? Forms, forms y forms.

Con Forms crearás de forma muy sencilla formularios para recopilar información de tu equipo o de tus clientes. Podrás ver sus respuestas en vivo y además podrás integrar o compartir tus preguntas en múltiples formatos, como: QR, link, código… Todo integrable dentro del mundo O365 y también fuera.

¿Eres consciente de lo importante de que es ser compliance y necesitas estar seguro de que trabajas en un entorno seguro para ti y para tus clientes? Tenemos una gran noticia. Todas las herramientas comentadas cuentan con la seguridad de Microsoft y Office y los mejores protocolos de seguridad del mercado. Más seguridad para tu empresa.

Ya para terminar, si lo que has leído te supo a poco y quieres un poco más de zumo disruptivo, te animo a visitar la biblioteca de webinars Pink Lemonade de Prodware. Y si todavía quieres más o necesitas apoyo extra, contáctanos. Nuestro equipo de consultores podrá ayudarte a optimizar tus procesos de negocio.

 

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