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6 pasos para presentar RPA a tus empleados
5 noviembre, 2021

6 pasos para presentar RPA a tu equipo

Robotic Process Automation (RPA) se refiere a cualquier software que permita automatizar tareas básicas y repetitivas en todas las aplicaciones de cliente utilizando robots de software e Inteligencia Artificial o Machine Learning. El objetivo principal es automatizar tareas repetitivas de una manera no invasiva, utilizando el mismo acceso que un usuario humano normal, sin necesidad de acceder a API’s ni a ningún servicio back-end. Todo ello puede ayudar a eliminar los errores humanos de los procesos, mejorando la calidad y la eficiencia y permitiendo que los usuarios se centren en tareas de valor en lugar de en simples tareas repetitivas. Mover datos entre dos aplicaciones no integradas de cliente, rellenar formularios de entrada de una lista de datos estructurados o recopilar datos de diferentes fuentes de datos web, son algunos de los ejemplos más recurrentes de casos de uso de RPA.

Demasiadas organizaciones adoptan un enfoque orientado a la tecnología para implementar la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Evalúan las soluciones, investigan casos de uso y ejecutan pruebas piloto de concepto (POC), pero no consultan a sus empleados y esto es uno de los principales errores. En la mayoría de los casos, las iniciativas de RPA son impulsadas por ejecutivos de la parte superior de la organización y los propios trabajadores son los últimos en ser informados, al menos formalmente. Inevitablemente, se suelen escuchar rumores dentro de la propia organización de que la automatización está llegando, lo que provoca incertidumbre y temor por sus trabajos y futuros. Nada puede dañar más el despliegue de RPA que los empleados resistentes al cambio.

Los efectos culturales de la introducción de bots en las operaciones comerciales se están convirtiendo en una gran fuente de interés. Por ello, para garantizar el éxito de RPA, es importante considerar los siguientes seis pasos para ayudar a la fuerza laboral a prosperar y adaptarse a esta nueva tecnología.

Paso 1: preparar una demostración espectacular de RPA para los empleados

Será necesario presentar un buen caso de RPA para mantener a los empleados con una mentalidad positiva y abierta al cambio. Es recomendable evitar explicaciones técnicas o profundizar en cómo funciona RPA o incluso en la visión final de la empresa, por emocionante que sea. Es importante tranmsitir a los empleados que RPA es una herramienta que les ayudará personalmente y mejorará su flujo de trabajo. A través de una demostración práctica e interactiva, con escenarios de la vida real dentro de la propia empresa, es posible demostrar el alcance y lo valiosa que es de esta herramienta que eliminará el trabajo pesado y repetitivo de sus bandejas de entrada.

Paso 2: involucrar a los empleados en la generación de ideas de automatización propias

Algunas de las mejores ideas de automatización provienen de los orígenes, de los trabajadores más cercanos a los problemas y mejor posicionados para identificar soluciones a través de la automatización. A través de sesiones en grupo de brainstorming es posible detectar ideas interesantes para optimizar el trabajo diario y conseguir localizar la idea de automatización más inteligente. Algunas de estas ideas estarán fuera de lugar, otras probablemente serán poco prácticas, pero seguro que algunas de ellas prometerán un valor real.

Si se cuenta con la participación de los empleados en la implementación de RPA desde el inicio, no solo tendrán una mejor comprensión de la tecnología, sino que naturalmente serán menos resistentes al cambio. No hay que olvidar que los trabajadores están más familiarizados con los procesos de negocio actuales, por lo que probablemente serán conscientes de las incidencias y cuellos de botella que RPA podría resolver, podrían ayudar con la reingeniería de procesos, así como con la creación de bots.

Paso 3: comenzar a redefinir tareas y comunicar, comunicar, comunicar

Surge entonces la pregunta, ¿qué harán los empleados con su nuevo tiempo libre? La mayoría de los clientes exitosos de RPA afirman que los empleados recurren naturalmente a realizar un trabajo de mayor valor. Por ejemplo, en lugar de simplemente responder llamadas y extraer registros de múltiples sistemas de clientes, dedican más tiempo hablando con los clientes y entendiendo sus problemas. Ya no ingresan números de factura manualmente en el sistema de cuentas, emplean su tiempo para resolver problemas relevantes, lo que genera un mejor cash flow.

Además, aunque algunas tareas puedan automatizarse, se crearán otras nuevas. Los bots no se administran por sí mismos, necesitan ser monitoreados, actualizados y mantenidos, como con otros activos de software. Por tanto, se necesitarán personas para realizar y controlar estas nuevas tareas.

Paso 4: entrenar y mejorar las habilidades

Es fundamental comenzar a capacitar a los trabajadores en el nuevo mundo posterior a RPA. ¿Qué nuevas habilidades necesitarán? Esto puede incluir habilidades técnicas, como aprender a configurar el software o el código de RPA y asumir más roles gerenciales ahora que se han eliminado las tareas básicas. Por ejemplo, delegar autoridad sobre los bots a los trabajadores de primera línea, en lugar de ejecutar bots de forma centralizada, puede ser una excelente manera de garantizar la continuidad del negocio e involucrar a los empleados. Todas estas iniciativas tienen como objetivo final empoderar a los empleados, haciéndoles sentir más valiosos y valorados por la compañía.

Es aconsejable realizar esta capacitación para mejorar las habilidades del equipo antes de implementar RPA. Asegúrate de incluir capacitación en habilidades técnicas y de liderazgo. Una combinación de conocimientos técnicos y de liderazgo y habilidades centradas en el ser humano, como la comunicación, el pensamiento crítico y la resolución de problemas, dotará a los trabajadores de una visión centrada en la tecnología y el negocio para que RPA sea un éxito rotundo.

Paso 5: priorizar los primeros proyectos y comenzar poco a poco

Una vez más, es importante involucrar a los trabajadores al poner RPA en su lugar, especialmente con la ejecución de los primeros bots. Una excelente manera de comenzar es permitiendo que un equipo identifique un solo punto débil que haya causado una demora en algún proceso y crear un bot para solucionar esta problemática. Los empleados ya están preparados, son conscientes de que RPA puede ayudarles y han comenzado a capacitarse mejorando sus habilidades.

Ahora tienen la oportunidad de comprobar realmente por sí mismos esta nueva tecnología y plantear sugerencias y proporcionar sus comentarios.

Paso 6: evangelizar el éxito, reconocer los obstáculos, superarlos y repetir

Finalmente, todos los miembros de la compañía deben hacer todo lo posible para celebrar cada éxito de RPA, incluso los más pequeños. Utilizar boletines informativos, seminarios web, comunicados de prensa internos, cualquier iniciativa que promueva la difusión de los nuevos avances tecnológicos en la empresa. Este tipo de celebraciones reúne a los empleados y fomenta el apoyo y la participación colectiva a futuro.

Centrarse en las personas, en lugar de en la tecnología es vital para cosechar grandes logros en la organización. Conseguir que las personas cambien la forma en que trabajan es difícil, pero solo desarrollando un enfoque que combine tanto personas como nueva tecnología se obtendrá el rendimiento esperado de RPA.

Siguiendo estos seis pasos, se conseguirá transmitir la empatía, comprensión y preparación que los empleados requieren para verse a sí mismos como parte fundamental de la transformación de RPA. La Automatización Robótica de Procesos es la clave de la transformación digital presente y futura en todas las empresas disruptivas, permitiendo a los equipos centrarse en operaciones estratégicas y de mayor valor.

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