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29 abril, 2020

Microsoft Teams: del trabajo en equipo al trabajo colaborativo

Ahora más que nunca las empresas necesitan tener la certeza de que las conversaciones virtuales con sus empleados y sus clientes son privadas y seguras. Microsoft Teams es la herramienta de trabajo colaborativo de Microsoft que incluye chats, grupos de trabajo, videoconferencias, repositorio de contenidos y otras herramientas destinadas a la colaboración entre equipos, que garantiza la máxima seguridad.

El objetivo principal de Microsoft es que Teams sea nuestro primer escritorio, la primera herramienta que abramos por la mañana para consultar las comunicaciones, contactar con compañeros de forma inmediata a través del chat, revisar documentos o gestionar los equipos de trabajo. 

Asimismo, la organización en Teams es jerárquica, es decir, dentro de cada grupo se pueden crear canales públicos o privados que podrán ver solo aquellos miembros del equipo que la organización configure. Eso sí, la jerarquía es por grupo, no por usuario. Esto quiere decir que si una persona entra en el grupo verá todo lo que se ha establecido como visible en ese grupo, pero no se podrá restringir el contenido disponible por persona.

En qué puede ayudar Microsoft Teams a tu empresa

Microsoft Teams garantiza una conectividad total entre los equipos de una empresa permitiendo chatear, realizar reuniones, llamar y colaborar desde cualquier lugar. La herramienta incluye tanto chat grupal como individual, así como la posibilidad de realizar reuniones en videoconferencia o llamada. Por otro lado, para agilizar las gestiones del día a día, Teams también posibilita el envío directo de documentos en tiempo real para su consulta y edición.

Una de las funcionalidades más útiles de Teams para las empresas es la posibilidad de realizar reuniones online de forma eficiente. En este ámbito, la herramienta permite audioconferencias, videoconferencias y conferencias web, así como eventos en directo. En todos los casos existe la posibilidad de asistencia de programación, toma de notas, uso compartido de pantalla, grabación de la reunión y mensajería instantánea durante la misma.

Esta funcionalidad ayuda a las empresas a automatizar el ciclo de vida completo de las reuniones desde la programación hasta el seguimiento, ahorrando tiempo y mejorando la productividad.

Microsoft Teams contribuye, también, a simplificar el proceso de administración de tareas gracias a su estructura por equipos y a su integración con otras herramientas de productividad que ayudan a los empleados a organizar su tiempo.

Además, la herramienta permite almacenar recursos de todo tipo para facilitar el aprendizaje y contribuir a la formación continúa de los equipos.

Seguridad de los datos en Microsoft Teams

En materia de seguridad, Teams sigue los procedimientos y prácticas recomendados, como la seguridad de nivel de servicio a través de la defensa en profundidad, los controles de cliente dentro del servicio, el reforzamiento de la seguridad y los procedimientos operativos recomendados.

 

A nivel de usuario, aunque es una herramienta de colaboración, no toda la información está abierta a todos los miembros de la empresa. En este sentido, la protección de información, también está presente en la parte del chat. Por ejemplo, se puede configurar que las cuentas bancarias no se puedan pegar. Cada compañía pondrá sus propias reglas para cumplir con sus políticas internas.

En cuanto a la política general de protección de datos, Microsoft garantiza la prevención de pérdida de datos, barreras de información, directivas de retención y suspensión legal, entre otras medidas. Además de cumplir con más de 42 reglamentos nacionales, regionales y específicos de cada sector.

 

Si quieres más información sobre Microsoft Teams, puedes descargar nuestro webinar o visitar nuestras píldoras formativas en Youtube. ¡Pásate al trabajo colaborativo!

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