¿Cómo convertir un departamento financiero en una “Oficina sin papeles”?

Pongámonos en situación, diariamente en un departamento financiero el ir y venir de facturas es algo más que habitual. ¿Qué implica el envío y recibo diario de facturas? Lo primero y más importante al ser facturas en papel es necesario un archivo físico considerable donde almacenar todas estas facturas, y lo segundo, el gasto que supone imprimir cada una de ellas y el posterior envío postal (franqueo).

Ante esta situación con la que seguro que más de una empresa se siente identificada, sobre todo sus departamentos de administración y finanzas, ¿cuál sería la solución? A lo largo de varios posts hemos mencionado cómo el mundo ha cambiado y está cambiando, cómo cada vez más se impone el concepto digital frente al tradicional y cómo surgen progresivamente soluciones y herramientas cuyo objetivo principal es aumentar la productividad de los trabajadores. Entonces, ¿por qué no agilizar el trabajo de estos departamentos y dar el salto a la “oficina sin papeles”?

La solución de Prodware está basada en Microsoft Dynamics NAV y propone la eliminación del papel a favor de la digitalización certificada y la facturación electrónica por lo que ya no es necesario imprimir ni almacenar estos documentos. Gracias a la digitalización certificada (homologada por AEAT) es posible eliminar la factura una vez escaneada.

¿En qué se traduce? Los beneficios se basan:

Reducción de costes en los procesos. Al estar integrado con un sistema de gestión como es el ERP, Microsoft Dynamics NAV, los procesos de envío recepción de facturas así como lo que se refiere al coste de mantenimiento de un archivo físico y el tiempo empleado en buscar y encontrar una factura, es menor. Además, gracias a la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) la información de la factura (como los datos del proveedor, etc) se introduce de manera automática en Dynamics NAV. De esta manera, se mejora de forma considerable la productividad de los usuarios.
Mayor velocidad en los procesos. Con esta solución tanto la recepción y registro de la factura, como el traspaso interdepartamental de la misma, se hace mucho más rápido. Asimismo, se reducen notablemente los errores que puedan cometerse.
Mayor fiabilidad e integridad de los datos.
Reducción en un 70% del tiempo dedicado a la extracción de los datos de las facturas.
Menos gasto en papel, espacio físico,…
Y finalmente, beneficios medioambientales en tanto en cuanto se deja de utilizar papel.

En cuanto al Retorno de la Inversión (ROI) que supone apostar por la solución de «oficina sin papeles» es bastante rápido y a corto plazo (menos de un año). Un ejemplo, en la siguiente gráfica vamos a ver una comparativa entre los costes de emisión de facturas en papel y electrónica de una empresa de hasta 19 usuarios de NAV y con una emisión de facturas anual de 10.000.