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Bye Bye papiro
17 agosto, 2020

Bye bye papiro, bienvenido a la nueva gestión documental

¿Sabías que el hipertexto no es tan moderno cómo creías? Con hipertexto me refiero al típico cuerpo de texto editable, que habitualmente utilizas en un documento de Word Power Point. Ese, al que creativamente cambias la tipografía, subrayado e inclinación, una o varias veces, hasta que cumpla con tus expectativas estilísticas y que, allá por los años 60, Theodor Nelson definía como: “[…] una escritura no secuencial, un texto que bifurca, que permite que el lector elija y que se lea mejor en una pantalla interactiva […]” (1). Si indagamos un poco más, encontramos citas curiosas como la siguiente de Vicente Carretón Cano: «[…] el artista electrónico se limita a crear un contexto que el observador complementa. Produce una estructura marcadamente inestable, más democrática y abierta al usuario, con una materialidad volátil […]” (2).

Desde luego, no sé si la mayoría somos “artistas electrónicos”, pero lo que sí está claro es que este concepto sesentero trajo una revolución productiva en relación a la engorrosa escritura a máquina o la clásica y, prácticamente substituida, escritura manual.

Al igual que los jeroglíficos dieron paso a nuevas formas de escritura es menester manejar el hipertexto yendo más allá, caminando hacia una mejor gestión documental. Es cierto que lo vintage está de moda, pero en términos tecnológicos no debemos quedarnos estancados. Especialmente, cuando habitualmente colaboramos profesional o académicamente.

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En este sentido, me gustaría comentaros algunos beneficios de Teams:

Ten siempre localizados los archivos clave ¡También en SharePoint!

Teams te permite agregar carpetas, documentos, blocks de notas colaborativos y vídeos, tanto en los canales que definamos, como el repositorio de archivos (Files). En este sentido es importante dar una pensada a la estructura documental antes de subir archivos a lo loco, pues será el lugar donde tu equipo colaborará a diario. Es más, desde el repositorio, los integrantes del equipo podrán ver, editar o compartir los contenidos, dependiendo del nivel de seguridad de acceso configurado. Otro punto a tener en cuenta es que cada vez que creemos un equipo en Teams, estaremos creando un SharePoint online en los que automáticamente se replicará/actualizarán los contenidos a través de una sincronización configurable. Desde SharePoint podremos crear metadatos por si queremos añadir etiquetas para la identificación de nuestros documentos.

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Colaborar a la vez en el mismo documento, desde cualquier lugar y dispositivo.

Durante esta etapa de teletrabajo en Prodware no hemos parado de utilizar la edición colaborativa de documentos en Teams. Da igual el dispositivo, siempre que estés logado en #Microsoft365 tendrás acceso a tu “oficina virtual”. En Teams además de llamar y tener video-conferencias podrás localizar los archivos corporativos de tu departamento y editarlos, mientras que tus compañeros trabajan a la par. Teams proporciona un sistema de notificación que te permitirá saber quién está editando el qué en todo momento. A través de esta edición colaborativa evitarás la duplicidad de archivos y la creación de versiones erróneas. Esta funcionalidad, además de reducir los tiempos de puesta a punto en trabajos de equipo, te empoderará y evitará que compartas versiones desactualizadas.

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Mucha seguridad al compartir ¡Comparte solo con quién quieras!

Una de las partes más claves del gestor documental de Teams es que a través de 3 sencillos pasos podremos definir con quién compartir el archivo: vía link, a personas con cierto email… tan sencillo como veis en la imagen.

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Sin más preámbulo, si todavía no lo has explorado, te animo a que te descargues una versión de prueba de Teams para comprobar las nuevas posibilidades en gestión documental. No dejes pasar el tren de la modernidad y comienza colaborar más y mejor, teniendo en cuenta que el email no es siempre el mejor método para compartir tu información. 

María López Otero. Business Consultant en Prodware.

(1) Theodor H. Nelson, Literary Machines, citado en Landow, Ob. cit., pag. 15

(2) Vicente Carretón Cano, Citado en Flavia Costa, ¿El fin de los libros?, en Página/30, pag. 39, Enero de 1996.

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