Las razones por las que implantar una red social corporativa ya han sido ampliamente versadas aquí hasta hoy, desde ventajas para la comunicación interna, hasta avanzar hacia el concepto de empresa social, pasando por mejoras en la organización del trabajo, la innovación y la productividad. Pero aún después de desgranar estas virtudes, son muchas las empresas que se frenan en los primeros pasos, los que corresponden a la implantación de una red social corporativa. ¿Qué pasos seguir para llevar el proyecto a buen puerto? ¿Cómo hacer que todos aprovechen la red social al máximo?
Los expertos del sector tecnológico, especializados en la implantación de redes sociales corporativas coinciden en algunos puntos a tener en cuenta, a la hora de implantar una red social corporativa en una compañía:
Clarificar
No se aprueba lo que no se conoce, por lo que lo primero, antes de implantar una red social corporativa, es volver a explicar, tanto a directivos como mandos intermedios y staff, qué es, para qué sirve y sobre todo, qué ventajas aporta a todos en la Compañía. Optimizar su uso requerirá algunas modificaciones en procesos y formas de trabajo, es decir, un cambio cultural, y por lo tanto, generará algunas resistencias; pero estas se salvarán fácilmente si se anuncia que el cambio vendrá acompañado de beneficios tangibles como ahorro en tiempo y dinero, facilidades y eficiencia comercial, entre otras. En el caso de los departamentos de IT, será importante aclarar en qué medida afecta a la seguridad, por ejemplo, y qué supondrá en tareas de mantenimiento técnico, para no dejar espacio a la duda.
Preparar
Como en cada cambio en una organización, es importante identificar a los actores, y por lo tanto, a quienes estarán al mando en el proceso. Pueden intervenir varios departamentos, desde IT, o Recursos Humanos, hasta Comunicación, por ejemplo. Asignar roles, acotar responsabilidades y fijar objetivos, ayudará a una puesta en marcha ordenada y óptima.
Definir
Al hilo de lo anterior, y de cara a asignar tareas, es importante definir antes qué se espera de la red social corporativa que vamos a implantar, y con qué recursos vamos a contar. De este modo se podrán marcar objetivos a cumplir en su implantación y desarrollo, y metas a alcanzar en su uso. Al mismo tiempo, se podrá medir su efectividad y calibrar los recursos necesarios para su lanzamiento y posterior mantenimiento, también técnico y de seguridad.
Probar
Antes del lanzamiento final, es conveniente probar la red social corporativa con un modelo piloto, y una muestra de usuarios. De este modo se comprobará fehacientemente su usabilidad, y se detectarán elementos a pulir de cara a la apertura final a toda la plantilla.
Anunciar
Como comentábamos al principio, parte del éxito de una red social corporativa radica en su aceptación por parte de los usuarios. Por lo tanto, es necesario implicar a los departamentos de Comunicación en su difusión, y la divulgación de sus ventajas. Además de una campaña de comunicación interna, de arriba a abajo, se pueden realizar encuestas para medir la expectativa y anticiparse a barreras internas, y de acuerdo a estas, ofrecer respuestas positivas y resolutivas. Contar con la opinión a favor de los líderes, siempre presentes en cada organización, será fundamental para generalizar la asertividad frente a este cambio.
Medir
Una vez implantada la red social corporativa, y desde el primer minuto, es recomendable medir el uso de la misma de acuerdo a distintos parámetros, tanto de frecuencia como en relación a los objetivos marcados. De este modo, se podrán detectar a tiempo a algunos problemas o incidencias, anticiparse a otros, y corregir para que no se repitan en el futuro.
