Enhancing Productivity
Compras
21 junio, 2011

Potenciar la eficiencia de los departamentos de compras

Cuando publicamos este artículo en AERCE, pensamos que en la última década, las empresas han experimentado grandes transformaciones tecnológicas en sus procesos de negocio: los departamentos de compras tradicionales deben evolucionar para poder hacer frente a retos actuales como la internacionalización, el aumento de los riesgos, la integración de su departamento con los sistemas de información, una creciente competencia y una mayor exigencia por conseguir la máxima calidad.

Las soluciones ERP para distribución proporcionan a las empresas una mayor productividad gracias a su funcionalidad específica para el departamento de compras. Los directores de este departamento son responsables de tareas como la consecución de acuerdos con proveedores, la renegociación de los tiempos de entrega en las órdenes de compra y la monitorizacióndel rendimiento de las entregas de los proveedores y las ratios de devoluciones, entre otros.

Gracias al novedoso concepto de Roles en los nuevos ERP, los Directores de Compras podrán acceder de una manera sencilla y rápida a un panel de control personalizado, llamado centro de roles,cuando utilicen su sistema ERP. A través de este panel tendrán acceso a toda la información e informes que utilizan a diario, así como a procesos que llevan a cabo de manera habitual.

El concepto Roles tiene su origen en el concepto de Microsoft “PeopleReady Software”, cuya principal filosofía es que los empleados son lo más importante para conseguir el éxito en su negocio. Por lo tanto, los sistemas informáticos deben respaldar este hecho y ser específicos para cadarol dentro de la empresa.

Algunos estudios muestran que los empleados que utilizan sistemas TI son sólo eficientes un 70% de su tiempo. El 30% restante se utiliza buscando información o funciones del sistema. La estructura basada en roles combate este problema presentando a los empleados la información y funciones que son relevantes para sus roles, ya que se trata de una combinación de sistemas ERP, CRM, Business Intelligence, portales, comunicaciones, y herramientas de productividad personal Office.

Potencie sus procesos del día a día gracias a los centros de rol en el sistema ERP.

El centro de rol elimina todo aquello que es irrelevante en el trabajo diario del empleado. Agrupa los datos, tareas y la mayoría de las funciones más utilizadas en una única ubicación y envía una notificación al empleado antes de que realiceuna tarea o ocurra el evento. El resultado es un aumento en la calidad del trabajo diario del empleado.
El centro de rol está ubicado donde el empleado invierte la mayoría de su tiempo: en la solución ERP, en Outlook o en el portal de la Intranet.
El centro de rol está compuesto de varios accesos directos, o partes Web, que le redirigen a la información verdaderamente relevante. Entre dichos accesos destacan:

– El total de compras facturado

– Informes como el Top 10 de proveedores con un alto índice de devoluciones

– Colas de trabajo

– Lista de tareas

– Mis accesos directos

Desde “Mis accesos directos” los empleados de compras pueden acceder de manera rápida y directa a información muy valiosa, como pueden ser los indicadores de rendimiento de los proveedores, listados de precios y descuentos, toda la información financiera y de contacto de los proveedores, listados de artículos, planificación de órdenes de compra, requisas y solicitudes de presupuestos por parte de los clientes.

Desde las “Colas de trabajo” se obtiene de forma directa una visión general de la carga de trabajo y de las tareas que deben ser finalizadas. Cuando hace clic en una de las colas de trabajo, verá en pantalla toda la información relacionada con ese trabajo pendiente. De entre las tareas que, por ejemplo, podrá gestionar desde esta área, destacan las solicitudes pendientes de presupuestos olas órdenes de compra consideradas retrasadas en comparación con los requerimientos de planificación maestra.

Desde las “Listas de tareas” visualizará alertas de actividades en las que deberá participar o de las que desea notificación. Esta función es útil cuando, por ejemplo, necesita utilizar una lista para ver el estado en el que se encuentran sus actividades y ver cuándo es necesario realizar alguna acción.

Gracias a la funcionalidad de los informes, usted podrá definir de qué información de interés desea realizar un informe, además de añadir, si lo considera oportuno, desplegables dentro del informe para poder indagar con más detalle en la información, mostrar informes gráficos y crear estructuras jerárquicas.

Las ventajas de trabajar con un entorno tecnológico familiar

La mayoría de usuarios pasan su tiempo laboral trabajando con programas Office. Aquí es donde se sienten seguros. Si los datos pueden visualizarse en Office, entonces estos serán los únicos programas que utilicen. De este modo, Office añade valor al ERP de una manera natural,convirtiéndose en el frontend de la solución ERP.

Sobre el autor

Prodware Marketing

El equipo de comunicación del departamento de marketing de Prodware

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