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soluciones para mejorar la productividad en el trabajo
19 septiembre, 2014

¿Por qué esperar para incrementar la productividad desde Sharepoint y Lync?

Son las 8 de la mañana. Felipe, director comercial para pymes de una gran empresa energética, entra al AVE para dirigirse de Madrid a Sevilla, donde tendrá varias reuniones con potenciales clientes. Sube a su vagón, se acomoda, enciende su portátil y mientras tanto, echa un vistazo a su móvil. Observa en su correo electrónico varios correos alertando de cambios de última hora en la oferta de servicios y también en los precios. Entra a su portátil y busca los documentos y presentaciones comerciales compartidas con su equipo desde SharePoint; hoy mismo varios de sus agentes tienen visitas con otros clientes en distintos puntos de la geografía española. Modifica y actualiza los documentos que se comparten para utilizarlos en presentaciones online y envía un correo a todo su equipo avisando de los cambios.

Al instante, recibe algunos correos urgentes: algunos de sus comerciales tienen dudas respecto al cambio de última hora. Convoca una conferencia urgente para realizar desde terminales móviles con Lync. En apenas 1 hora, se encuentra hablando, al mismo tiempo con todo su equipo y guiándoles a través de la presentación compartida, explicándoles los cambios y los puntos en los que incidir de cara al cliente en sus distintas reuniones. Algunos de ellos solicitan que pueda compartirse online con sus clientes. Felipe introduce nuevos usuarios para esos clientes, modifica los niveles de acceso, y asigna permisos. Finalmente, detecta algunas mejoras a realizar en diseño y contacta, compartiendo accesos, con el departamento de Marketing para que actualicen la imagen de cara a la próxima semana.

Son las 12 de la mañana, Felipe llegó a las 11 a Sevilla y entra a su primera reunión del día. Abre su portátil de nuevo y en coordinación con su empresa cliente convoca una conferencia para la que ha habilitado nuevos accesos de forma que otras personas, desde otros puntos, puedan seguir la reunión y comunicarse, en directo con quienes la siguen in situ.

Estas son, a modo de píldoras, algunas de las actividades que realizan, a diario, profesionales cuyas empresas utilizan tecnologías como Microsoft SharePoint para la gestión avanzada de documentos, y a la par, Lync online para sus comunicaciones corporativas. La eficiente combinación de ambas tecnologías permite optimizarlas al máximo, con importantes ahorros en tiempo, y considerables avances en productividad y calidad de servicio.

De hecho, Lync no es solo una plataforma de mensajería, sino que facilita la comunicación por voz y vídeo y otras funciones excepcionales, como las descritas, para las reuniones. A su vez, Microsoft Sharepoint, no es un gestor de documentos al uso, sino que aporta utilidades para la productividad como los niveles de acceso, un potente motor de búsqueda a través de metadatos, y la gestión eficiente y rápida de flujos de trabajo.

Con este tipo de tecnologías, ya no puede hablarse del mañana, como se hacía ayer. Están aquí hoy, ahora, y disponibles para su uso. Sólo queda incorporarlas a nuestra actividad diaria, sea cual sea el tamaño de nuestra empresa, su sector o actividad. ¿Por qué esperar más?

Sobre el autor

El equipo de comunicación del departamento de marketing de Prodware

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