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soluciones y servicios en la nube: lync, microsoft exchange
11 agosto, 2014

Las reuniones en los tiempos modernos

Hace algún tiempo cuando mencionábamos la palabra “reunión” en el ámbito de la empresa, oficina, automáticamente a nuestra mente llegaba la imagen de una sala de reuniones o despacho donde a la misma hora se reunirían los asistentes a la misma. Pero ahora, con empleados cada vez más móviles, es cada vez más difícil encontrar un día y un lugar que venga bien a todo el mundo y una sala de reunión libre, más aún si las reuniones son con clientes o proveedores externos.

Sin embargo, las reuniones en este ámbito son necesarias pues no todo se puede basar en correos electrónicos, presentaciones….Los puntos negativos de las reuniones son el tiempo que lleva organizarla, el coste que pudiera suponer el hecho de desplazarse y el impacto en la productividad de las personas ya que el tiempo de la reunión es tiempo que no se aprovecha en otras actividades.

Pero no todo es negativo pues gracias a las soluciones y servicios en torno a la nube, las cosas se han vuelto mucho más fáciles a la hora de gestionar, organizar y acudir a las reuniones. Los empleados son móviles y por eso hay que saber adaptarse a este escenario. Las empresas que no hayan dado aún el paso a la nube, pueden empezar a considerar una forma de tomar decisiones diferente a la tradicional.

Encontrar el momento adecuado

Ahora es más fácil si contamos con una solución que nos permite utilizar y compartir calendarios con compañeros de trabajo, por ejemplo, como es Microsoft Exchange y comprobar la disponibilidad de cada uno. Ello simplifica el hecho de organizar una reunión  y encontrar el día y hora que convenga mejor a todo el mundo.

Explorar alternativas. Como hemos mencionado al principio los servicios y soluciones en la nube, dejan abierta la puerta  a multitud de posibilidades:

  • Reuniones virtuales. De esta manera, ya no es necesario que todos los asistentes estén en el mismo lugar para llevar a cabo una reunión eficaz. Una reunión online como por ejemplo, a través de Lync, hace posible conectarse desde cualquier lugar a personas tanto de dentro como de fuera de la organización. Conferencias en línea con audio y/o con vídeo que permite seguir la reunión de forma eficaz e incluso compartir presentaciones o demostraciones. Además de compartir la pantalla con el resto de asistentes, se puede ceder el control a los distintos presentadores.
  •  Mensajería instantánea. Lync también permite la mensajería instantánea para aquellas situaciones en las que no es necesaria una reunión online y solamente se quiere discutir un punto o resolver un problema puntual.
  • Colaboración documental. Hemos hablado de reuniones en línea y mensajería instantánea, pero y ¿si queremos hacer una presentación para una reunión X entre varias personas ? La respuesta está en SharePoint y la posibilidad de colaboración de documentos desde distintas ubicaciones. Con ello se resuelve el problema de mandar documentos por email dando lugar a multitud de versiones.

Las soluciones y servicios en la nube están cambiando la forma tradicional en la que se organizaban y desarrollaban las reuniones, haciendo mucho más simple el hecho de encontrar un momento adecuado para reunirse gracias a los calendarios compartidos, además de que gracias a las reuniones en línea, se elimina la necesidad de que todos estén en el mismo espacio físico. Finalmente, los servicios de mensajería instantánea pueden, en ocasiones concretas, sustituir una reunión.

Por tanto las ventajas van a basarse en una mejora en la productividad de los empleados, una mayor flexibilidad de comunicación entre estos y en una reducción de los costes de desplazamientos por reuniones.

Ha llegado el momento en que la reunión se adapte a los tiempos modernos y evolucione y lo haga gracias a las posibilidades que ofrecen y proporcionan los servicios y soluciones en la nube a las empresas, siendo responsabilidad de estas el implantarlos y ponerlos en práctica.

Fuente: http://www.business2community.com/strategy/modern-meetings-modern-office-0967122#!bBafSU

Sobre el autor

Prodware Marketing

El equipo de comunicación del departamento de marketing de Prodware

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