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Gestionar grandes cantidades de información con Microsoft Dynamics AX
18 noviembre, 2014

Gestionar grandes cantidades de información con Microsoft Dynamics AX

Las grandes organizaciones, y cada vez más también las pequeñas, saben de la dificultad que supone gestionar grandes cantidades de información y documentación, no sólo por su volumen, sino por los distintos usos que puede hacerse de ella y su distinta tipología, entre otras cuestiones. De este problema surge, desde los mismos inicios de la informatización de la información, la necesidad de estructurar y ordenar la información para ser encontrada fácilmente, y de ahí las herramientas especializadas como los ERPs.

Hoy, después de décadas avanzando en ese terreno se añaden a la dificultad inicial de  ordenar grandes cantidades de información, la necesidad de compartirla, de encontrar la información precisa en cada momento, y su accesibilidad siempre y en todo lugar. Necesidades tan sencillas, a priori, como encontrar la información sobre un pedido, el teléfono de contacto de un cliente o acceder a versiones antiguas de una presentación comercial se vuelven una odisea cuando la información es ingente y se ha convertido en una maraña insondable, como ocurre en muchos casos.

De estas nuevas necesidades, sobre todo de la gestión compartida de los documentos, desde su misma elaboración, y de la importancia de tener siempre la información actualizada y accesible, nacen ERPs avanzados como Microsoft Dynamics AX. Ante la imperiosa necesidad de compartir los documentos, hacer que sean útiles para distintas funciones y conservar su originalidad, el ERP Dynamics AX permite crear funciones de acceso y configurar los documentos de acuerdo a distintos roles o perfiles. De este modo, es posible afrontar de forma coherente un flujo de trabajo en el que revisar y aprobar documentos en común; colaborar con partners y clientes en la gestión de documentos de trabajo; y mejorar la función de búsqueda de documentos.

Por ejemplo, un perfil comercial puede necesitar, durante una visita al cliente, información sobre sus últimos pedidos, contratos de venta u otros documentos. Con Dynamics AX podrá acceder fácilmente a esa información, y después de utilizarla e incluso mofidicarla, incluirla, si lo estima necesaria en su informe de visita. Así mismo, con este ERP puede crear un espacio en el que compartir la información con su cliente, de forma que este pueda acceder a las sucesivas actualizaciones de la misma, pero también con departamentos internos de la empresa, desde administración hasta atención al cliente, por ejemplo.

Al igual que esta, son muchas las utilidades y aplicaciones prácticas del ERP de Dynamics AX. Podrá recibir mucha más información y ejemplos de uso a través de nuestro próximo Webinar sobre gestión documental a través de Microsoft Dynamics AX el próximo 20 de noviembre de 10:00 a 11:00.

Sobre el autor

El equipo de comunicación del departamento de marketing de Prodware

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