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Cómo adoptar un ERP y no morir en el intento
29 octubre, 2014

Cómo adoptar un ERP y no morir en el intento

Cuando una empresa y su departamento o responsable de IT (CIO) empiezan a barajar la posibilidad de adoptar un ERP, surgen varias dudas y temores, y la mayor de ellas es el modo en que este va a encajar en sus procesos de trabajo y de qué manera será recibido por quienes lo vayan a utilizar, sean todos o una parte de la organización. ¿Se adaptará a nuestras necesidades? ¿Sabremos sacarle todo el provecho? ¿Será compatible con otras herramientas que ya utilizamos?

Todas ellas son preguntas lógicas, para las que la organización, y su proveedor tecnológico, deben tener respuestas y además, deben darse de antemano, de modo que se prepare concienzudamente la adopción del ERP y este cumpla su función desde el inicio interfiriendo lo menos posible con otros procesos y no suponga ninguna barrera para las personas que intervengan en ellos, sino que, al contrario, facilite su trabajo.

El primer asunto a tener claro es la razón por la que queremos adoptar un ERP, es decir, para qué sirve. Contrariamente a lo que algunos pueden pensar, un ERP no es el enemigo de las personas implicadas en los procesos de trabajo, sino un facilitador, pero tampoco es la panacea que resolverá todos los problemas por sí solo. En ese sentido, no sustituye a las personas, sino que les ahorra tiempo en el control y la planificación de los procesos, de forma que su trabajo sea más eficiente, y es una ayuda, al clarificar la información y permitir una mejora de la gestión, sin ser, por ello, una bola de cristal. Conviene, por tanto, no esperar de un ERP lo que no le corresponde, pero tampoco albergar miedos, sino entender cuáles son sus posibilidades para sacarle el máximo provecho.

En consecuencia, el segundo asunto a tener en cuenta es cómo se adaptará el ERP a nuestro plan de negocio, o estrategia a corto, medio y largo plazo. Y en este punto, puede surgir la pregunta ¿estrategia, plan? Efectivamente, el ERP, para funcionar de forma óptima, debe responder a un plan estratégico; si no existe, es crucial ponerlo en pie. Con un plan estratégico en la mano, podremos alinear las funciones del ERP al cumplimiento de los objetivos marcados, y de acuerdo a la ruta trazada en el mismo. Además, esto nos ayudará a no exigir a un ERP aquello que no le corresponda, ya que, en teoría, se habrá dimensionado correctamente el trabajo y la información necesaria para su gestión.

En tercer lugar, es importante estar preparados para el uso del ERP. Esto significa asignar al mismo, recursos tecnológicos y humanos. Si ya existen recursos disponibles es probable que se requiera una adaptación de los mismos. En lo que se refiere a la parte humana, esto se traducirá en formación adaptada, si se dispone de profesionales dispuestos y con capacidad; o en la incorporación de nuevos profesionales para asumir parte de este trabajo. En la parte tecnológica, significará encajar el ERP en los sistemas ya existentes, o ampliar su capacidad funcional para que coexista con el software existente. En definitiva, la organización debe contar con cierta madurez tecnológica o adquirirla antes de empezar a usar el ERP, para optimizar su uso y que este no se convierta en un escollo.

Por otro lado, a la hora de elegir un ERP y a la empresa que trabajará con la organización en su instalación y adaptación, es clave contar con quienes tienen las competencias sobre su futuro uso, tanto desde el punto de vista operativo, como desde la parte técnica. Es necesario que en la búsqueda de la mejor solución dialoguen e interactúen tanto los responsables de las áreas que harán mayor uso del ERP, como quienes quedarán a cargo de su mantenimiento técnico. De esta forma, se elegirá el ERP más adecuado, nadie se llevará sorpresas futuras, y se conseguirá desde el principio la necesaria simbiosis en su utilización.

En esa línea, es importante valorar y disponer de la solvencia económica necesaria para adquirir el ERP y sostener su coste en el tiempo. Las adquisiciones y renovaciones de licencia, así como actualizaciones y reajustes deben preverse en esos presupuestos económicos y tenerse en cuenta antes de empezar.

Finalmente, implementar adecuadamente un ERP y que esto no suponga ninguna interrupción en los procesos habituales de trabajo dependerá de la forma en que se encaje en todas las áreas de la organización implicadas. Es crucial que desde los niveles de dirección y gerencia, por una parte, y desde las distintas direcciones de área, se comunique los beneficios que reportará un ERP en la dinámica de trabajo diaria y a medio y largo plazo; pero también anticiparse a resistencias al cambio, dando toda la información necesaria y contando con proveedores que ayuden en el día a día de ese proceso, con asesoramiento y formación.

En resumen:  informarse, anticiparse ¡y comunicar!

Sobre el autor

Prodware Marketing

El equipo de comunicación del departamento de marketing de Prodware

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