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Agilizar la gestión de cobros: herramientas, pautas y actitud
10 diciembre, 2015

Agilizar la gestión de cobros: herramientas, pautas y actitud

La gestión de cobros es clave para la salud financiera de una empresa, su supervivencia y su crecimiento. En determinados periodos, como las crisis, la gestión de cobros se convierte en un factor clave, ya que aumentan los deudores y sus deudas generan problemas de tesorería.

En esas coyunturas, la gestión de cobros debe dotarse de todos los recursos necesarios:

  • Tecnológicos, con software de gestión adaptado y distintos canales de comunicación.
  • Procesos y pautas.
  • Profesionales especializados, con formación, experiencia y la actitud adecuada.

Tecnologías para el cobro

En primer lugar, es imprescindible contar con herramientas que proporcionen toda la información necesaria para iniciar la gestión del cobro. En ese sentido, es clave contar con un CRM ya que:

  • Permite mejorar el proceso de cobro.
  • Da acceso a todos los datos actualizados de nuestros clientes desde el estado de sus pagos, hasta su historial de compras.
  • Puede integrarse y conectarse con otras aplicaciones de negocio como herramientas de gestión comercial, y agilizar así los procesos implicados en el cobro.
  • Incluye módulos para agendar acciones y realizar su seguimiento.
  • Permite evaluar los resultados de todo el proceso.

Pautas para el cobro

Antes de comunicarnos con el deudor, es necesario seguir una serie de pautas:

  • Recopilar toda la información sobre su historial como cliente, compras, volumen y frecuencia, deudas anteriores y garantías de cobro.
  • Aclarar los beneficios que puede obtener el deudor al saldar su deuda con nuestra empresa, como primera parte del argumentario para el cobro.
  • Tener presente qué consecuencias negativas tendrá para el deudor no saldar su deuda con nuestra empresa, como segunda parte del argumentario para el cobro.
  • Fijar alternativas y opciones para la realización del pago (plazos, descuentos por pronto pago, etc).

Aptitud y actitud para el cobro

Finalmente, además de herramientas y procesos, es necesario contar con la aptitud adecuada y sobre todo con la mejor de las actitudes, para lograr una gestión de cobro exitosa. En ese sentido, es recomendable:

  • Marcarse 2 objetivos claros: mantener la cuenta y cobrar la deuda.
  • Mostrar una actitud positiva tanto con nuestra misión, como con nuestro interlocutor, de modo que estemos convencidos y se perciba desde el inicio que el cobro se ejecutará adecuadamente.
  • Conocer todo lo que rodea a la deuda, no sólo desde el punto de vista financiero, sino también comercial, lo que supone conocer al cliente y, si es posible, al interlocutor, para mejorar la calidad de la comunicación, y personalizarla.
  • En ese sentido, es importante poder visitar al cliente además de establecer otras comunicaciones vía telefónica o por email.
  • Ofrecer soluciones y salidas, con flexibilidad en las formas y plazos de pago. De este modo convertiremos la deuda en una oportunidad para mejorar la relación comercial e impediremos que sea el final de la misma.
  • Realizar un seguimiento y evaluación de todo el proceso para corregirlo y aprender de cara a futuras acciones o gestiones de cobro.

En definitiva, para abordar con éxito la gestión de cobros es fundamental dotarse de herramientas tecnológicas, implementar procesos adaptados y contar con profesionales que reúnan las aptitudes y actitudes adecuadas.

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