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gestión almacenes
12 junio, 2014

4 claves sobre la gestión de almacenes en las pymes

A nadie se le escapa ya que la gestión de almacenes y de stocks es un punto crítico de toda estrategia empresarial en áreas como la fabricación y sectores como el automovilístico, el retail o la distribución. De una correcta gestión de almacenes depende, en primer lugar, la solvencia y calidad del servicio que se ofrece al cliente final, y por lo tanto, su confianza, valor imprescindible para la venta.

Sin esa gestión, no funcionaría correctamente la cadena de suministro y por lo tanto, los productos no llegarían al punto de venta o al punto de entrega (en el caso de la venta a domicilio) en el plazo adecuado. Basta imaginar un concesionario de automóviles, un escaparate de ropa o un lineal de productos vacíos para comprender, inmediatamente, el impacto que puede tener una gestión deficiente de almacenes. O la sensación que tendrá quién, después de meses de haber realizado una compra por internet, sigue sin recibir el bien adquirido.

Y esa es sólo la punta del iceberg, ya que los fallos en la gestión de almacenes acaban repercutiendo seriamente en los costes de una empresa, por ejemplo, por no hablar de los perjuicios que puede acarrear para su imagen de marca.

Pero la gestión de almacenes y de stocks no es una cuestión sencilla, ni obvia. La experiencia acumulada y la difusión de las mejores prácticas, permiten entender cuáles son las claves de una gestión de almacenes eficiente. Asimismo, los conocimientos e innovaciones acaecidos desde entonces aportan cada día soluciones más adaptadas y eficientes para alcanzar el objetivo de excelencia en el almacenamiento, stockage y distribución. Y no sólo para las grandes empresas, sino también para las pymes, que tienen mucho que ganar en esta área.

Gestionar y registrar la recepción

El espacio de recepción y salida de la mercancía o producto es el primer eslabón de la cadena. Por ese motivo, es fundamental asegurar que los profesionales al cargo en ese lugar cuenten con las herramientas y formación adecuadas para realizar correctamente su tarea: desde el registro de entrada de cada material recibido, pasando por su etiquetado si fuera necesario y su ubicación en el almacén. Las empresas más eficientes en este capítulo actualizan el inventario con los datos de entrada y salida y comprueban que se ha cumplido el calendario programado, por ejemplo, para que funcione adecuadamente la cadena de suministro y se cumplan los plazos inicialmente previstos. Al mismo tiempo, registran correctamente cada movimiento e integran toda esta información en sistemas avanzados como los ERP’s, cruciales para la trazabilidad del producto y que esté localizable por distintas áreas o profesionales de la empresa en todo momento.

Controlar el inventario

Del mismo modo, las empresas más solventes controlan en todo momento los movimientos en el inventario, tanto cambios de ubicación en el almacén, como entradas y salidas. Los profesionales implicados en los distintos eslabones de la cadena tienen acceso en todo momento a esa información, clave para una toma de decisiones ágil, eficiente y, al mismo tiempo, coordinada. Para ello cuentan con profesionales formados y con amplia experiencia en esta tarea, y les proveen de herramientas adecuadas para cumplir este objetivo. De este modo, por ejemplo, pueden optimizar el almacenaje y reducir los espacios vacíos a la mínima expresión; o asegurar que los productos salgan del almacén en el mismo orden en el que han entrado.

Asegurar la salida

En ese sentido, la salida de los bienes almacenados se encuentra con otros riesgos como el hurto o la pérdida. Por ese motivo, es de vital importancia contar con sistemas de seguridad que permitan una cobertura sin fisuras en esta parte del proceso. En el caso de bienes de especial valor no sólo es necesario implementar procedimientos de seguridad, sino acotar a  determinadas personas o equipos  los permisos necesarios para dar la salida del almacén a productos y profesionales y ser meticulosos con la documentación y el registro. Por eso, las empresas que alcanzan la excelencia en esta tarea, cuentan con herramientas de trazabilidad de productos, así como las que sirven para la identificación de personas y de limitación de accesos.

Seguridad para las personas

Por otra parte, no sólo debe pensarse en el bien almacenado sino también en las personas en las que se deposita la confianza para que gestionen correctamente su entrada, almacenamiento y salida. Por ese motivo, las empresas líderes no olvidan la seguridad de los profesionales implicados en la cadena de almacenamiento y suministro. Para ellas es imperativo, y no sólo legal, sino también ético y de eficiencia, contar con dispositivos y normas que ofrezcan la mayor cobertura en términos de seguridad a los equipos humanos que trabajan en los almacenes. Esto incluye también la puesta en marcha de protocolos, la formación y la certificación, tanto de la empresa como de sus profesionales en esa área.

Finalmente, cabe mencionar el papel central que juega hoy en día la tecnología a la hora de alcanzar estas metas de eficiencia en el almacenaje. Las empresas más avanzadas en almacenamiento, stockage y distribución cuentan con las últimas innovaciones en software para optimizar las tareas en la gestión de almacenes, desde el inventariado, pasando por el etiquetado y finalizando en la salida de los bienes. En ese sentido, programas como el ERP Microsoft Dynamics AX se han mostrado especialmente eficaces y solventes ya que, además de lo señalado, permiten compartir información con otras áreas estratégicas de la empresa, desde el área productiva, hasta la red comercial. ¡También en las pymes!

Sobre el autor

El equipo de comunicación del departamento de marketing de Prodware

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